La migliore automazione per chi lavora con appuntamenti online (anche se non sei tech)
Se sei coach o consulente, è probabile che passi parte delle tue giornate a gestire call: appuntamenti, conferme, link, reminder... magari anche tutto a mano.
E se stai ancora:
copiando link Zoom manualmente
scrivendo la stessa email ogni volta
sperando di ricordarti di inviare il promemoria
…allora questa automazione ti cambierà la giornata (e la mente).
Ti presento una delle automazioni più semplici ed efficaci per chi lavora con appuntamenti online:
🔹 I promemoria automatici con Calendly + Google Calendar (o Tidycal)
Perché proprio questa?
Perché è una di quelle "minima spesa, massima resa":
ti libera da un'attività ripetitiva, evita no-show, ti fa apparire più organizzata e professionale.
Cosa ti serve per attivarla
Niente di complicato, promesso.
📌 Strumenti base:
Un account Calendly (piano Standard da ~12€/mese)
oppure
Un account Tidycal (più economico, con piano lifetime da ~34€)
⚠️ Con i piani gratuiti non puoi attivare i reminder personalizzati, quindi serve un piano a pagamento base.
E poi:
Il tuo account Google Calendar (o Outlook)
Circa 30 minuti per configurare tutto la prima volta
Step-by-step: come impostare l’automazione
1. Crea il tuo appuntamento su Calendly o Tidycal
Definisci: durata, descrizione, disponibilità settimanale
Collega il tuo calendario personale per evitare sovrapposizioni
Fai un test: prenota tu stessa un finto appuntamento per controllare che tutto funzioni
2. Attiva e personalizza i reminder automatici
Su Calendly:
Vai su Notification & Workflows
Aggiungi reminder via email: es. 24 ore prima, 1 ora prima
Personalizza il testo (usa il tuo tono, non lasciare i messaggi generici)
Su Tidycal:
Vai nelle impostazioni dell'appuntamento
Attiva Custom Email Reminders
Scegli quante ore prima inviarli e scrivi i messaggi personalizzati
💡 Puoi inviare reminder anche via SMS, ma già le mail fanno tantissimo.
3. Inserisci il link del meeting automaticamente
❌ No: inviare manualmente il link Zoom la sera prima
✅ Sì: farlo inserire in automatico al momento della prenotazione
Nelle impostazioni dell’appuntamento:
Scegli Zoom, Google Meet o Microsoft Teams
Il link verrà incluso nella mail di conferma → niente più dimenticanze!
📌 Su Tidical lo trovi nei Basic Settings
📌 Su Calendly puoi usare l’integrazione diretta o il campo “Location”
4. Aggiungi una mail di follow-up (se ti serve)
👉 Solo con Calendly a pagamento puoi impostare email post-call automatiche.
📩 Cosa puoi inviare?
Risorse extra (es. PDF, link al tuo servizio, coupon)
Email di ringraziamento
Domande per ricevere feedback
Una richiesta testimonianza (se è il momento giusto)
💡 È un modo perfetto per continuare la conversazione in automatico, senza dimenticanze.
5. Attenzione a questi errori comuni
Anche se è semplice, ci sono 3 errori che vedo fare spesso (e che magari hai fatto anche tu 👀):
❌ Non collegare correttamente il calendario
Rischi doppie prenotazioni, anche durante il dentista o in vacanza. Collega bene Google Calendar e TESTA.
❌ Lasciare i messaggi predefiniti
Se il reminder suona robotico, perde efficacia. Personalizza il testo: con il tuo tono, la tua voce, magari anche un emoji.
❌ Non testare il flusso prima di pubblicare
Mi raccomando: fai un test prima di mandare il link ai clienti.
Prenotalo tu. Fatti aiutare da un’amica. Dal partner. Dal gatto, se serve. Basta che verifichi che funzioni tutto bene.
E se vuoi fare un passo in più...
Una volta che hai impostato la base, puoi espandere:
Inserire un form da compilare prima della call
Collegare Stripe o PayPal per far pagare al momento della prenotazione
Inviare materiale pre-call o reminder via SMS
Connettere Zapier o Make per creare flussi più avanzati
Ma davvero, basta già la configurazione base per alleggerirti tantissimo.
Perché iniziare da questa automazione?
Perché ti libera da:
L’invio manuale dei link
Il rischio di dimenticare un reminder
Il pensiero “oddio, ma domani avevo una call?”
L’ansia dell’ultima ora (tua e della cliente)
E in cambio ti dà:
✅ Più organizzazione
✅ Meno carico mentale
✅ Più professionalità percepita
E ti assicuro, la differenza si sente.
Vuoi scoprire altre attività da automatizzare?
Questa è solo una delle tante automazioni che possono semplificare (e potenziare) il tuo business.
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Conclusione: basta reminder a mano. Automatizza e alleggerisciti
Non serve essere tech expert, basta voler semplificare il tuo lavoro.
E questa è una delle automazioni migliori da cui partire: impatto alto, sforzo minimo.
📌 La prossima volta che devi mandare il link a mano → ripensaci.
Fatti aiutare dalla tecnologia. E respira più leggera.
Ci vediamo al prossimo articolo! 💻✨