Come strutturare una mini Content Library (anche senza Notion) per i tuoi post, mail e freebie
"Ma io lo avevo già scritto questo..."
Quante volte ti è capitato di pensarlo mentre eri lì a fissare lo schermo bianco, cercando di ricordare quella caption perfetta che avevi pubblicato tre mesi fa?
O peggio ancora: passare un'ora a ricreare un PDF che avevi già fatto, ma che ovviamente era sparito nel vortice nero del tuo computer.
Se ogni volta che cerchi un contenuto vecchio è come giocare a nascondino con te stessa, allora è arrivato il momento di mettere un po' di ordine.
Cosa intendo per Content Library
Non sto parlando di sistemi complicatissimi o di passare le giornate ad archiviare. Sto parlando di un semplice "magazzino" dove tieni tutti i contenuti che hai già creato:
Le caption dei tuoi post che hanno funzionato meglio,
le email che hanno generato più risposte,
gli articoli del blog, i freebie, gli script dei reel, e anche quelle risposte standard che scrivi sempre quando ti fanno certe domande.
È diverso dal calendario editoriale: quello è la tua vetrina, questo è il tuo magazzino. Un posto dove andare a pescare quando hai bisogno di ispirazione o di riutilizzare qualcosa che avevi già fatto bene.
Come la costruisco io (senza impazzire)
1. Semplice, ma efficace
Per iniziare, non serve niente di complicato. Io uso Airtable, ma puoi tranquillamente iniziare con un Google Sheet - le colonne base sono: titolo, tipo di contenuto, il testo/corpo del contenuto, tema principale, e che tipo di call-to-action ho usato.
Se preferisci qualcosa di più visuale, va benissimo anche Airtable o Trello. L'importante è che tu riesca a trovare quello che cerchi in meno di 30 secondi. Se ci metti di più, il sistema non funziona.
2. Organizza in modo intelligente
Il trucco è non classificare solo per argomento, ma per quello che ti serve davvero. Io divido tutto così:
Tema: automatizzazione, delega, onboarding, eccetera.
Tipo: reel, carosello, email, articolo, freebie.
Corpo: qui metto il testo vero e proprio della caption, dell'email o del contenuto. Così non devo andare a cercarlo altrove.
Intenzione: alcune cose le scrivo per ispirare, altre per vendere, altre per spiegare. Quando so cosa voglio ottenere, so anche dove andare a cercare.
Riutilizzabile per: questa è la colonna che mi fa risparmiare più tempo. Segno se quella caption può diventare un reel, o se quell'email può essere trasformata in un carosello.
3. Aggiorna sempre, subito
Ogni volta che pubblichi qualcosa che funziona bene, salvalo immediatamente nella tua library. Non rimandare a "quando ho tempo" perché quel momento non arriva mai.
Ci vogliono letteralmente dieci secondi: copi il link, aggiungi una riga, fine. Ma se lo rimandi, poi te ne dimentichi e il lavoro è perso.
## Un esempio pratico
Ecco come appare il mio Airtable:
Ecco i campi principali della mia content library
Con questo sistema, posso filtrare per tema quando voglio parlare di un argomento specifico, o cercare tutte le email che hanno funzionato bene quando devo scriverne una nuova (basta aggiungere la colonna delle metriche/performance)
Cosa mi evita questo sistema
Non ripeto più contenuti senza accorgermene (cosa che facevo spesso prima). Non perdo più tempo a ricreare cose che avevo già fatto. Riesco a vedere rapidamente quali contenuti hanno funzionato meglio e perché. E soprattutto, non dipendo più dalla mia memoria per ricordarmi cosa ho scritto sei mesi fa.
Inizia da qui
Una content library non è un lusso per chi ha il team. È uno strumento di sopravvivenza per chiunque crei contenuti regolarmente.
Inizia semplice: prendi Airtable o un Google Sheet, crea le colonne base (titolo, tipo, tema, corpo, CTA) e inizia a riempirlo con gli ultimi contenuti che hai creato. Poi, ogni volta che pubblichi qualcosa, aggiungilo subito copiando il testo completo.
Se vuoi fare davvero il salto di qualità, non serve solo archiviare meglio.
Serve strutturare un sistema che ti supporti ogni volta che crei, pubblichi, ricicli o riordini contenuti. E che sia cucito addosso al tuo modo di lavorare.
È esattamente quello che facciamo nel Business Flow Check-Up: partiamo da come lavori oggi, analizziamo i tuoi processi reali (senza complicarti la vita) e costruiamo insieme una struttura operativa che ti faccia risparmiare tempo, alleggerisca la mente e ti permetta di concentrarti sui contenuti che fanno crescere davvero il tuo business.