Come gestire i progetti complessi senza Excel infiniti (e mantenere la sanità mentale)
Il tuo ultimo lancio è iniziato con un semplice foglio Excel. Una colonna per le task, una per le scadenze, una per chi se ne occupa. Dopo tre settimane hai 47 righe, 12 colonne, formule che si rompono ogni volta che aggiungi qualcosa, e la sensazione di aver perso completamente il controllo.
Excel va bene per i calcoli, ma quando si tratta di tenere traccia di progetti che si evolvono, ti fa perdere più tempo di quanto te ne faccia risparmiare. Soprattutto se lavori con altre persone che devono accedere, modificare, aggiornare.
Perché Excel (o i Fogli Google) non funziona per i progetti
Il problema principale è che Excel ti obbliga a pensare in modo lineare: righe e colonne, sempre uguali. Ma i progetti reali sono dinamici. Oggi hai bisogno di vedere tutto quello che scade questa settimana, domani vuoi controllare su cosa sta lavorando la tua VA, dopodomani ti serve una panoramica veloce per capire a che punto sei.
Con Excel ogni volta devi riordinare, filtrare, nascondere colonne, e spesso finisci per avere tre versioni diverse dello stesso file senza sapere quale sia quella aggiornata.
Inoltre, Excel non è pensato per la collaborazione. Ogni volta che condividi il file, rischi che qualcuno modifichi qualcosa senza avvisare, o peggio, che si creino versioni parallele che poi devi riconciliare manualmente.
Tool che si adattano al tuo modo di lavorare
Invece di adattarti alle limitazioni di Excel, usa strumenti pensati per evolversi insieme ai tuoi progetti:
Notion è perfetto se ti piace avere tutto in un posto. Crei un database per il progetto e poi lo visualizzi come calendario quando ti servono le scadenze, come bacheca quando vuoi vedere lo stato delle attività, come lista quando devi condividere task specifiche con collaboratori. Stesso contenuto, viste diverse
Airtable se hai bisogno di più struttura e automazioni. È come Excel ma intelligente: puoi collegare informazioni tra tabelle diverse, creare filtri che si aggiornano automaticamente, impostare notifiche quando succede qualcosa di specifico. perfetto se adori Excel e i cercavert, ma non vuoi dover impazzire dietro alle formule scritte.
ClickUp se vuoi qualcosa di già pronto senza dover costruire niente. Ha template per ogni tipo di progetto e permette di passare da una vista all'altra con un click. Unico neo, essendo molto ricco può essere dispersivo e sopraffacente, valutalo solo se hai già una buona dimestichezza con i tool di task management.
Come strutturare il progetto per non perdere pezzi
La chiave non è lo strumento ma come organizzi le informazioni. Invece di pensare a task infinite, struttura il progetto in blocchi logici:
Dividi per aree tematiche, non per ordine cronologico. Ad esempio: contenuti, grafica, tech, promozione. Ogni area ha le sue scadenze e i suoi responsabili, ma è più facile da gestire mentalmente
Usa stati chiari: da fare, in corso, in revisione, fatto. Semplice, universale, funziona con qualsiasi strumento. Evita stati troppo specifici che poi nessuno usa correttamente.
Collega tutto quello che è collegato. Se la grafica dei post dipende dai contenuti, assicurati che sia visibile nel sistema. Se la newsletter deve essere pronta prima del lancio del corso, che questa dipendenza sia chiara.
Automazioni che ti fanno risparmiare tempo
Una volta che hai il sistema base, puoi aggiungere automazioni che ti tolgono lavoro manuale:
Promemoria automatici per le scadenze:Invece di controllare manualmente ogni giorno cosa scade, imposta notifiche automatiche 3 giorni prima e il giorno stesso.
Aggiornamenti di stato automatici: Quando una attività passa da "in corso" a "fatto", può scattare automaticamente un messaggio Slack o un'email al team.
Template ricorrenti per progetti simili: Se ogni mese fai un lancio con le stesse macro-fasi, crea un template che ti duplica automaticamente tutta la struttura.
Come far funzionare il sistema con il team
Se lavori con VA, freelancer o collaboratori, il sistema deve essere accessibile senza diventare caotico. La chiave è dare a ogni persona accesso solo a quello che la riguarda. La tua grafica non ha bisogno di vedere la parte copywriting, la VA che gestisce i social non deve accedere ai dati di vendita.
La comunicazione dovrebbe fluire direttamente nel sistema invece di perdersi in email infinite. Usa i commenti direttamente sulle attività per discutere modifiche e dare feedback. Tutto rimane collegato al progetto specifico. E soprattutto, ogni attività deve avere un proprietario chiaro e una scadenza precisa. Non "da discutere", ma "Maria si occupa di questo entro venerdì".
Segnali che è ora di riorganizzare
Il sistema perfetto non esiste, e va bene così. L'importante è riconoscere quando quello attuale non funziona più. Il segnale più evidente è quando passi più tempo a cercare informazioni che a lavorare sul progetto stesso. Un altro campanello d'allarme è quando le persone smettono di aggiornare il sistema perché è diventato troppo complicato.
Partire semplice e crescere
Non serve implementare tutto subito. Inizia con un sistema base che risolve il tuo problema principale, che probabilmente è tenere traccia di chi fa cosa e quando. Una volta che funziona, aggiungi funzionalità man mano che ne hai bisogno.
L'obiettivo non è avere il project management più sofisticato del mondo. È dormire sonni tranquilli sapendo che niente si perde per strada e che puoi sempre rispondere alla domanda "a che punto siamo?" senza dover ricostruire la storia dalle email.
Se ogni progetto ti lascia con mille file, troppi task e la sensazione di non avere il controllo… è il momento di semplificare.
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